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重要的并不是工具本身

这本书《为什么精英都是Excel控》建议倒着看,先看附录,然后看最后一章的案例,接着在从第一章看。

学习Excel重要的不是Excel本身,而是Excel背后体现的思维。

重要的并不是操作技术

首先来做道面试题。

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你是一家汉堡店的经营者,汉堡店生意很好,下个月的销售量预计比这个月增加10%
同时,你也可以提高汉堡的售价,如果售价提高10%的话,预计下个月的销售量,应该会和这个月差不多

请问:

A:维持现在的价格,让销售量增加10%

B:售价提高10%,维持现在的销售量

那个策略才能带来更多利润?

不考虑其他因素答案选择B。原因:利润=收入-成本。A和B的成本虽然相同,但A会增加制作成本。

但是商业世界远比这个复杂,你需要考虑售价提高后,销量的减少,或者销量提高后边际成本的减少。

但你可以你定出一个基本的公示*:利润=单价 * 数量 复购率 - 成本

所以在对商业进行思考时,我们都可以简单的拆分成收入、费用、成本,然后在把影响这些的因素进一步细分,找到企业经营的核心要素,然后把资源投入到核心要素上。

下面这张图就是一个拆解的案例:

image-20201010203450916

而且你在对收益模拟时,可以采用极限模拟法:分为乐观、维持原状、悲观三个层次。这样思考的作用是确定临界点。

接下来讲讲操作技术

下面这张表是制作Excel时的注意事项。

附录里面也有一张类似的表,比我下面这张好看多了,只是当时没发现:)。

image-20201010203648708

下面的操作技术是改变数字或背景的颜色。下面这几点蛮有启发的,特别是第一点,第一点说明了一个工作中非常重要的原则:区分原始数据和修改数据,不要污染原始数据。当你把原始数据污染了,如果后面需要找到最原始的记录但没有,这会增加额外的成本甚至带来巨大的损失。

  1. 使用颜色区分不同的数字:手动输入的数字(蓝色)、计算公式的数字(黑色)、参照其他工作表的数字使用不同的颜色。

  2. 一个Excel表格的颜色,最好不要超过3种。

  3. 不需要填入数字的用N/A,表示”not applicable ”。N/M表示”not meaningful ”。

  4. 在公司内部贯彻格式,降低沟通成本。

还有和协作有关的操作技术

团队协作,最重要的是共享规则和共识,团队内部Excel协作只是一个场景,核心是简单计算、团队内部共享同一规则。

具体包括:

  • 避免在算式中手动输入数字(输入的数字含义他人难以看懂)。可把手动输入的数字和计算的数字分开。

  • 避免使用太长的算式。

  • 为工作表绘制架构图。

  • 同一工作簿中工作表按逻辑排列,相同的最好标上类似的数据,工作表越少越好。

  • 标明数据的出处,写明附注,让自己和别人能够看懂。

  • 交给别人时,确保想给别人看的信息,确定使用隐藏。

  • 团队内部协作时遵循:第一负责人原则;只使用一个文件。

  • 存档时不要覆盖原文件,做好版本管理,采用另存为的方法(重要)。

作者还有一章专门讲了Excel的快捷键,如果用Excel比较多,常用的快捷键建议用熟。

这本书比较浅显,其他学习资料建议首选秋叶团队出版的Excel,把秋叶的那本书弄懂,工作的绝大部分场景就可以解决了,这本书里面还推荐了很多学习资源,可以延伸学习。

最后,我在使用办公工具时的一个感想:工具的好坏影响工作的质量,比具体技术更重要的是思维,不要一味的追求技术的高大上,关键是用工具场景化解决问题。最后,工具宁愿少而精,不要频繁换工具增加成本。

end.